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<分享> 秘書撥打電話時,不得不注意的五個細節 回應話題
#1樓
發表於2017-07-07 00:09
  33  [博士]
  413
  456
博士
秘書在工作上經常要撥打電話聯繫廠商或同事,以確認工作進度或溝通重要事項,雖然看似是一件很簡單的動作,卻蘊含了許多細節需要注意。

一、在合適的時間打電話

秘書在撥打電話給對方時,必須設身處地考慮對方適合接電話的時間,盡量避免在中午休息與晚餐時間打擾別人,也不要在一大早八點前或半夜九點後撥電話,因為這個時間多數人正在趕著上班或準備洗簌休息。

 

假如萬不得已必須在上述時間打電話,也一定要禮貌地詢問對方是否有空接聽,若對方不在,則留下聯絡方式與再次來電時間,然後再掛上電話。

 

二、表明身分、長話短說

電話接通時,第一句話一定要先表明自己的身份,讓對方知道自己是在跟誰通話,接著再確認對方身分、說明來意,例如:「您好,我是XX公司的陳秘書,請問李經理在嗎?…關於本周五下午兩點的科技研討會,不知您是否會出席呢?」

 

為了不佔用對方太多工作時間,講電話時務必長話短說,最好事前能將溝通的內容條列下來,通電話時才能掌握重點,不拖泥帶水

 

三、注意尊稱

若通電話的人身份比自己高出許多,無論是否跟對方很熟識,基本的禮貌與尊稱一定要做足,絕不能直呼其名,說話也不能過於輕浮,例如:「王總經理您好」、「劉經理您好…」,這麼做的用意不僅是尊重對方,也能在辦公室樹立專業的形象,因為秘書在講電話時,公司內同時也有其他同事在留意側聽。

 

四、適中的說話音調

辦公室是開放的公共空間,秘書在通電話時,說話的音調盡量不要高於辦公室裡的聲音分貝,如果說得太大聲,不僅會影響到其他人工作,還會留下「不穩重、不成熟」的負面印象。

 

五、等對方掛電話

與對方通話結束後,切記勿急著掛斷電話,而是要以禮貌性地引導對方結束通話,再輕輕地掛上電話,例如:「李經理,跟您做最後的確認,本周五下午兩點您將出席研討會,敝司會安排停車券與餐點給您,我們就到時候見了!謝謝您!」

 

了解並善用打電話的禮儀,不僅可展現工作的專業,還可留給對方良好的印象!

來源:秘書生活圈
Re:秘書撥打電話時,不得不注意的五個細節
#2樓
發表於2017-07-10 23:02
  14  [碩士]
  4
  142
碩士
這不只我秘書需要吧,是大家都該有的基本禮貌
在公司面對客戶都是要有基本的電話禮儀
不然會給人的第一印象就是不夠專業


Re:秘書撥打電話時,不得不注意的五個細節
#3樓
發表於2017-07-14 15:35
  15  [碩士]
  5
  173
碩士
這算是基本常識吧
知道是一件事會不會做到又是另一件事
連幼惟園的小朋友講電話都很有禮貌
大人如果不注意這些細節的話
怎麼教小孩
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寫出一些屬於這時代的酸臭言論。以子迂為名,實為引誡自己不可迂腐

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