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<分享> 開個兼具效率與效果的會議 回應話題
#1樓
發表於2017-06-14 23:41
  32  [博士]
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博士
開會是組織透過溝通、協調、達成共識的必備工具,開會也是組織領導者宣達重大決策的管道,開會更有可能是組織創意的來源,有許多組織的創意是來自於腦力激盪的會議。

 

但不可否認的,組織一連串的會議,已成為組織員工、特別是組織主管的夢魘。一個接一個的會議,使得主管精疲力竭,聞會色變,要是開會有達成目標,那主管的犧牲還算值得;最怕的是,當主管犧牲許多時間,卻未達成既定成果,那組織所付出的代價就相當可觀了。畢竟每個組織員工的時間相當珍貴,都是組織生產力的基礎。因此,組織領導者如何善用 「會議」這個工具,讓每一次的會議都具有「效率」,又有「效果」,已成為領導者的重大挑戰。

 

如何開一個兼具「效率」與「效果」的會議,首先須慎選會議成員。領導者必須了解到會議的成員是會議成功的關鍵所在。一個成員太多的會議是不容易達成共識、產生創意的。參與會議,但卻習慣性不發言、不貢獻智慧的人,是不需要參加會議的,因為那是浪費彼此的時間。很多的領導者為了兼顧「民主」與「代表性」,無形中會擴大會議成員的數目,使得會議的效率大打折扣。更重要的是,其中很多的會議成員是不說話的、沒有意見的。因此,釐清會議的目的,慎選會議成員,才是會議成功的第一個步驟。

 

其次,會議前的溝通是絕對必要的。會議的主題,應該在會議前讓相關的人員充分溝通、協商;有初步共識後,再提到會議討論,才能節省大家的會議時間。沒有經過事前協商溝通的議題,馬上在會議上討論結論,結果一定是天馬行空、各說各話、難有交集;最後一定是不了了之,下次再議。與其在會議上浪費那麼多人的時間,不如相關人員在會議前做好應有的溝通與會議準備,才可使會議進行更加流暢。

 

慎選會議時間,控制會議時間,是會議成功的另一關鍵。在美國有所謂的"Monday morning"的現象,似乎隱喻了在經過周休二日後,很多人在周一上班時不能集中注意力,也間接告訴我們,周一上午並不是個很好的開會時間。另一方面,會議的結論最終還是要付諸實施時,要使決策的規劃、執行更加順利,如何安排會議的時程也是一項藝術。成功的會議,其會議時間絕對不會過長。畢竟一個人的體力、腦力有其限制性,馬拉松式的會議,只會既無效率、也無效能,最後一定敷衍了事。若能將會議時間控制在一個半小時內,不超過兩個小時,應是領導者可以掌握的。

 

控制會議時間,最簡單的做法,一是會議前的溝通,二是議程的安排;不要一次討論超過五個議題,每個議題,不可超過20分鐘。三是領導者主持會議時盡量少說話,特別是宣布任何事情不要超過10分鐘(畢竟在資訊時代,宣佈事情的管道有很多),以會議的順暢進行作為自己的主要職責。我們常發現,一個會議領導者的「致詞」就占去大部分時間,不但影響會議的進行,更忽略了領導者應多「聽」少「說」的原則。

 

再者,當一個議題大家都沒有太多意見時,不是迅速的通過此議案,而是更加謹慎的處理,或下次再議。以避免會議中有過度的同質性思考現象或「團體迷思」(group thinking)的狀況。好的領導者一定會在會議中安排「烏鴉」的角色,唱反調、刺激大家思考,如同「六頂思考帽」的運作技巧。


 
當然,建立開放溝通 (open communication)的會議氛圍與文化,是員工願意貢獻智慧與參予會議討論的不二法門。否則,大家幫開會當成背書的工具,害怕發言會得罪人,害怕會仵逆長官的意見會被秋後算帳,變成了少說少錯、多說多錯的負面會議文化。那開會很容易流於形式,甚至花費更大的成本在做會後的溝通。

 

最後,追蹤會議決議的執行成果,避免「會而不議,議而不決,決而不行,行而又不果」的現象產生。會議的成果是大家智慧的結晶,若會議的決議是一回事,執行又是另一回事,那會議不如不開。因此確認會議的成果付諸實施,並監控後續的一切,是領導者須加以留意的。

 

會議是組織溝通的必需工具,如何善用這個工具,讓它成為組織溝通、執行政策的助力,而不會造成大家的負擔、造成組織的阻力,是組織領導者不可不重視的事。

 

 

文/ 李弘暉
(美國俄亥俄州立大學 (The Ohio State University)博士,元智大學管理學院領導暨人力資源學程副教授)

來源/ 暉哥 Do Rock
Re:開個兼具效率與效果的會議
#2樓
發表於2017-06-16 11:25
  32  [博士]
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  428
博士
文章已經刪除
Re:開個兼具效率與效果的會議
#3樓
發表於2017-06-16 11:36
  9  [學士]
  0
  39
學士
大部份的公司會議一開都是二三小時,很少只有20、30分鐘的
我曾遇過一家公司每天都有檢討積效,一開會就是大半天,有時候一整天
根本沒法做事,開會就飽了,還檢討什麼績效
所以後來我想離開那間公司
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在英國的時裝公司擔任時裝採購。希望和大家分享在英國的就職環境、生活故事

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